Como aprovechar el tiempo al máximo?

Uno de los temas que mas me apasiona es el hecho de acabar el día muerto, realmente cansado, pero no exclusivamente de trabajar, sino de haber sido productivo en el día, de haberlo aprovechado en cosas útiles. Por eso me dediqué a buscar como puedo aprovechar al máximo el tiempo y ser mas productivos en el trabajo y en la vida y encontré una lista de libros y artículos al respecto de los que he hecho un resumen que quisiera compartir con ustedes.

Normalmente vivimos como millonarios del tiempo, ya que no sabemos cuidarlo ni aprovecharlo, sin embargo si el tiempo fuese solamente oro, podríamos perderlo quizá, pero el tiempo es vida, y no sabemos cuanto nos queda.

Un buen comienzo para aprovecharlo es tener conciencia de que no lo estamos aprovechando al 100% y que podemos sentarnos a pensar un momento que actividades podemos hacer mejor. Algunos ejemplos pueden ser la cantidad de horas a dormir, en promedio es 7, sería ideal respetar esas horas, ni mas, ni menos.

Otro recurso interesantes es hacer listas de asuntos pendientes: diarios, de mediano y a largo plazo y asignar prioridades a cada asunto. Las personas productivas no sólo tienen listas de asuntos pendientes, se apegan a ellas. El manejar las reuniones es también muy útil, ponerles orden y cumplir el horario de comienzo y fin para que no se extiendan indefinidamente. Es muy importante también identificar aquellas actividades que desperdician tiempo, aprendiendo a evitar distracciones. Utilicen la regla del 80/20: 80% de nuestros logros provienen de apenas un 20% de nuestros esfuerzos. La tarea es encontrar cuál es ese 20% productivo, y dedicarse a esas actividades.

Ajustar el horario en función a nuestros niveles de energía. Si somos de las personas que tienen más energía temprano en la mañana, por ejemplo, podemos planificar las actividades más importantes a esa hora. Uno de los principales distractores es el realizar varias tareas diferentes a la vez. Por ejemplo, tener la manía de chequear el mail cada 5 minutos, porque distrae y resta concentración. Se deben establecer fechas tope realistas, no comprometerse a cumplir cuando sepamos que tendremos dificultades para hacerlo. El libro de 101 formas para hacer que cada segundo cuente, habla del método del 10%:– Mejore un 10% en todas las áreas de su vida: profesional y personal.– Gane un 10% más de energía:– Cuide su salud, haga ejercicio, estírese.– Evite grandes comidas al mediodía.– Tome mucha agua u otros líquidos todo el día.– No beba mucho alcohol.– Tome vitaminas.– Tome siestas cortas y acuéstese temprano – Piense un 10% más rápido, en 9 pasos:

1. Identifique el problema.

2. Reúna los datos y hechos pertinentes.

3. Recolecte conocimiento general.

4. Busque posibles combinaciones.

5. “Pregúntele a la almohada”.

6. Utilice listas de asuntos pendientes.

7. Obtenga retroalimentación.

8. Forme equipos con otras personas.

9. Déle oportunidad a nuevas ideas.

Finalmente para organizar la vida y ahorrar tiempo recomienda lo siguiente:– Lleve siempre consigo una pequeña lista de asuntos pendientes: además de las tareas por hacer, escriba allí sus pensamientos e ideas – así no perderá tiempo tratando de recordar cosas cuando las necesite.– Cree un sistema de archivo: que le permita conseguir en segundos lo que necesita. Un buen sistema de archivo es el aspecto más importante del manejo del tiempo y la organización. – No amontone basura: revise sus papeles periódicamente, archive lo que necesita y bote lo que ya no le sirva.– Mantenga limpio su escritorio: un escritorio desordenado es un gran impedimento para la productividad.– Mantenga listas de prioridades: actualícelas en el tiempo.– Aprenda a decir no: usted no puede hacerlo todo. No debe sentirse culpable por decir no. Sea educado, pero sea claro con las cosas que no está dispuesto a pasar tiempo haciendo.

Si hay una situación cada vez mas común a muchas personas es el agobio ante la vida y el dia a dia. Muchos creen que es irreversible y que no se puede vivir de otra manera. Escuché a una persona decir que el agobio es como una enfermedad del alma cuya base es la falta de prioridades y la rigidez en lo que tenemos que hacer.

Cuando alguien dice que no tiene tiempo para dedicar al cónyuge, a los hijos, o a hacer algo por los demás ¿está haciendo un análisis correcto o no será que no entra esto en sus prioridades?. La verdad es que si tenemos muchas cosas que hacer solo podremos con un número limitado, generalmente lo que tengamos en la cabeza en primer lugar. Es por tanto una cuestión de orden, podemos hacer lo que consideramos mas importante.

Una propuesta para combatir el agobio es jugar cada día, como si fueran fichas, con lo que tenemos que hacer poniendo en primer lugar lo importante. Una de las características del agobiado es la rutina.  Todos tenemos tiempo para dedicarlo a los demás, a tareas que nos ayuden a vivir mejor. Para comprobarlo basta pensar ¿sería capaz de hacer en 23 horas lo que ahora hago en 24? Si somos honrados con nosotros mismos la respuesta será positiva. Habrá que empezar por hacer lo mas importante y terminar por sumar los minutos perdidos cada día que seguramente pueden sumar mas de 1 hora, por lo tanto dispondremos de esa hora de “sobra”. Lo que si no podemos darnos el lujo es de que nos “sobre” el tiempo, porque al que le sobra el tiempo, le sobra tibieza, le sobra mediocridad.